Paragraaf Bedrijfsvoering

Dit onderdeel gaat over de interne en externe communicatie. Aan het begin van het jaar hebben we gezegd meer in te gaan zetten op informatie van buiten naar binnen halen door middel van een newsroom. We zouden met verschillende vertegenwoordigers uit teams samenkomen om te bespreken wat er per team speelt of aankomt. In januari werd het onderzoek naar de inzet van een newsroom en de zichtbaarheid van communicatie afgerond. In februari en maart stonden de presentaties bij teams gepland om collega’s kennis te laten maken met het middel. Door de coronacrisis werd de ontwikkeling van een fysieke newsroom stilgelegd en flexibel vormgegeven in een digitale variant. Er veranderde veel. We gingen allemaal thuiswerken, wat invloed had op de zichtbaarheid van communicatie.

Tegelijkertijd hebben we in deze coronacrisis meer dan ooit gezien hoe belangrijk communicatie is. Als Veiligheidsregio gingen we aan de slag met de coronacommunicatie. Hierdoor werd de vakgroep Communicatie belast met extra werkzaamheden. Denk aan het maken van omgevingsanalyses en beelden voor het ROT van de Veiligheidsregio. Zo konden we als regio inspelen op hetgeen wat er in onze regio leefde. Zo kwamen er bij ons bijvoorbeeld veel vragen over de sluiting van campings en vakantieparken. Dit kan in andere regio’s weer heel anders zijn. Daarnaast zorgden we ervoor dat inwoners op de hoogte werden gebracht over de ontwikkelingen en maatregelen rondom de pandemie. Inwonersbijeenkomsten werden digitaal georganiseerd.

Ook creëerden we een nieuw intern communicatiemiddel: de nieuwsbrief De Wandelgangen om de betrokkenheid van het personeel hoog te houden.. Dit middel zorgde ervoor dat we meer in contact kwamen met medewerkers, en dat medewerkers weer op de hoogte werden gehouden over wat er in de organisatie en gemeente speelt. Met de nieuwsbrief en de komst van Obi4wan om social media uitingen te monitoren (december 2020) zijn we goed op de hoogte van wat er zowel in- als extern speelt. Deze informatie kunnen we gebruiken om proactief met inwoners te communiceren.

Daarnaast zijn we dit jaar onze social mediakanalen meer gaan inzetten. Naast Twitter en Facebook gebruiken we nu ook Instagram en LinkedIn om in contact te komen met inwoners, ondernemers en andere stakeholders. Op alle social mediakanalen is een flinke stijging te zien van het aantal volgers. Naar verwachting heeft dit te maken met de coronacrisis en het beter kunnen inspelen op de informatiebehoefte van de inwoners, ondernemers en andere stakeholders.

Tegelijkertijd hebben als communicatie in 2020 meer dan ooit laten zien hoe belangrijk het is. Als Veiligheidsregio gingen we aan de slag met de coronacommunicatie. We zorgden ervoor dat inwoners op de hoogte werden gebracht over de ontwikkelingen en maatregelen rondom de pandemie. Er zijn meerdere avonden voor inwoners ook digitaal georganiseerd. Ook creëerden we een nieuw intern communicatiemiddel: de nieuwsbrief De Wandelgangen. Dit middel zorgde ervoor dat we meer in contact kwamen met medewerkers, en dat medewerkers weer op de hoogte werden gehouden over wat er in de organisatie en gemeente speelt. Met de nieuwsbrief en de komst van een systeem om social media uitingen te monitoren (december 2020) zijn we goed op de hoogte van wat er zowel in- als extern speelt en kunnen deze informatie gebruiken om proactief met inwoners te communiceren.